21 cách xử lý công việc thông minh hơn

Trong công việc hàng ngày các kiến trúc sư phải đối mặt với vô số thách thức: quản lý khách hàng, cộng tác viên và nhà thầu; luôn phải cập nhật phần mềm và công nghệ mới nhất; soạn thảo kế hoạch và các công việc giấy tờ liên quan; và nếu bạn gặp may, thậm chí bạn còn phải thiết kế một vài thứ nữa. Trang web ArchSmarter đã đưa ra 21 lời khuyên để làm tối ưu hóa năng suất làm việc cũng như làm giảm thiểu những việc vô nghĩa.

Thời hạn của các dự án đang ngày càng rút ngắn lại trong khi nhiều công trình có xu hướng phức tạp hơn. Chúng ta luôn làm việc chăm chỉ nhưng một ngày chỉ có 24 tiếng. Là một kiến trúc sư, chúng ta cần làm việc một cách thông mình hơn, chứ không chỉ làm việc nhiều giờ hơn. Làm thế nào để chúng ta tối ưu hóa hiệu quả và năng suất công việc? Làm thế nào để chúng ta tận dụng được dòng chảy mạnh mẽ của nguồn thông tin? Và làm thế nào để chúng ta thiết kế tốt hơn, nhanh hơn?

Và dưới đây là 21 cách giúp bạn làm việc thông minh hơn:

5
Rawpixel via Shutterstock

Lên kế hoạch cho công việc của bạn

  1. Hiểu được sự khác biệt giữa “hiệu quả” và “năng suất”. Hiệu quả là làm đúng việc (nguyên văn: doing the right things). Năng suất là làm việc đúng cách (nguyên văn: doing things in the right manner). Cả hai đều quan trọng nhưng bạn cần làm đúng việc trước khi bạn có thể làm chúng đúng cách, chưa kể là tốt hơn. Kết hợp cả hai sẽ giúp bạn làm việc thông minh hơn, chứ không nhất thiết phải chăm chỉ hơn.
  2. Hãy nhớ nguyên tắc 80/20. Bạn chỉ cần 20% nỗ lực là đã có thể tạo ra 80% kết quả công việc. Như vậy, cần tập trung vào kết quả chứ không phải quá trình. Làm việc nhiều giờ không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với nhiều thành quả hơn.
  3. Phác thảo quá trình làm việc của bạn. Đúng vậy, không có dự án nào giống nhau nhưng sẽ có sự tương đương trong nhiệm vụ và các mốc quan trọng của mỗi dự án. Phác thảo các quá trình sẽ giúp bạn nhìn thấy bước nào có thể loại bỏ và qua đó làm cho mọi thứ rõ ràng và hiệu quả hơn. Sơ đồ tư duy là một công cụ tuyệt vời cho việc này.
  4. Sử dụng checklist. Hầu hết các phần mềm quản lý dự án cho phép bạn tạo ra checklist và to-do list. Một khi bạn đã vạch ra quá trình thực hiện, bạn có thể tạo ra checklist cho mỗi giai đoạn của dự án. Các sản phẩm tiêu chuẩn của bạn là gì? Các vấn đề thường gặp là gì? Những gì hay bị bạn bỏ quên? Hãy tham khảo cuốn The Checklist Manifesto của Atul Gawande, cuốn sách có những lời khuyên thiết thực trong việc tạo lập và quản lý checklist.
4th Dimension Concrete Wall Clock / 22 Design Studio
4th Dimension Concrete Wall Clock / 22 Design Studio

Tập trung thời gian của bạn

  1. Thời gian là một nguồn tài nguyên quý giá không thể được tạo ra hay cất trữ. Hãy bảo vệ nguồn thời gian của bạn và sử dụng chúng hiệu quả – bạn không thể tái tạo chúng đâu.
  2. Đầu tiên hãy dành thời gian cho những việc quan trọng trước.
  3. Cố gắng giảm thời gian làm việc. Điều này buộc bạn phải tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Thêm vào đó, đã có nghiên cứu cho thấy rằng, làm việc nhiều hơn 40h/tuần là hết sức thiếu hiệu quả.
  4. Hãy có một bản nhật ký thời gian. Ghi lại cách bạn dành thời gian bạn làm việc trong một tuần. Bản nhật ký này cần phải chi tiết hơn so với một thời gian biểu. Bạn cần ghi lại toàn bộ những gì bạn đã làm trong một ngày làm việc. Gửi email cho khách hàng, lướt web – hãy ghi lại tất cả. Thực hiện điều đó cả tuần sẽ giúp bạn có một cái nhìn bao quát về cách bạn quản lý quỹ thời gian của mình.
  5. Hãy “ăn con ếch” (nguyên văn: eat the frog). Nhà văn Mark Twain nói rằng nếu bạn ăn một con ếch sống vào buổi sáng, thì sau đó sẽ chẳng còn điều tồi tệ nào hơn xảy ra với bạn trong cả ngày. Điều đó nghĩa là hãy giải quyết ngay những việc bạn không muốn làm vào buổi sáng khi bạn còn đang tỉnh táo. Sau khi làm xong, bạn có thể chuyển sang công việc mình thích.

“Eat that frog” cũng là tên một cuốn sách nổi tiếng của tác giả Brian Tracy. Nội dung của nó chỉ cho bạn cách để thoát khỏi sự trì hoãn và làm việc hiệu quả hơn.

Brian Tracy nói rằng: “Nếu công việc hàng ngày của bạn là phải ăn những con ếch sống, thì hãy chọn con to nhất, xấu xí nhất để ăn trước tiên”.

Nếu bạn chỉ lo ăn những con nhỏ trước, thì mối lo lắng về con ếch to lớn và xấu xí kia sẽ ám ảnh và đè nặng bạn cả ngày, rồi bạn cũng chẳng còn sức lực để mà ăn nó nữa. Thế là trì hoãn.

  1. Gom những nhiệm vụ có liên quan lại. Nếu bạn đang làm nhiều dự án, hãy cố gắng làm một loạt các việc tương tự nhau thay vì nhảy từ dự án này sang dự án khác. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng bằng việc tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất.
  2. Hãy duy trì dòng suy nghĩ của bạn. Những công trình có giá trị cao đòi hỏi chúng tôi, các kiến trúc sư và nhà thiết kế, phải bỏ ra một khoảng thời gian rất lớn. Chúng tôi cần đắm mình vào một vấn đề để có thể thực sự thấu hiểu nó. Và đó chính là cách chúng tôi thực hiện tốt nhất công việc sáng tạo của mình.
Feng Yu via Shutterstock
Feng Yu via Shutterstock

Quản lý thông tin của bạn

  1. Hạn chế hội họp. Trước khi lên kế hoạch cho một buổi họp, hãy tự hỏi mình: “Lý do chúng ta tổ chức cuộc họp này là gì? Nó có cần thiết không? Mục tiêu chính là gì?”. Họp mặt nhiều đồng nghĩa với hoàn thành được ít việc hơn. Hãy chỉ rõ mục đích và kết quả mong muốn của cuộc họp. Giữ số lượng người tham gia ở mức tối thiểu và đặt ra giới hạn cho thời gian họp. Nếu bạn thường xuyên phải họp với nhóm dự án, hãy cân nhắc về một cuộc-họp-đứng.
  2. Sử dụng bộ lọc để chuyển email mới đến những thư mục tương ứng. Tôi sử dụng phần mềm Thunderbird cho email của mình. Tôi tạo ra một bộ lọc giúp tìm kiếm từ khóa “unsubscribe”. Những email có chứa từ khóa này có thể là thư thông báo hoặc danh sách email. Chúng không phải một email khẩn cấp từ khách hàng hay đồng nghiệp. Như vậy Thunderbird sẽ chuyển những tin nhắn đó vào thư mục “Đọc sau”. Điều đó giúp tôi dễ dàng hơn trong việc quản lý hòm email. Nếu bạn đang làm vài dự án cùng lúc, bạn có thể tạo ra bộ lọc sử dụng địa chỉ email để phân loại.
  3. Đừng chỉ kiểm tra email. Thay vào đó hãy xử lý chúng.
  4. Tắt các thông báo email trên máy tính và điện thoại của bạn. Chúng chỉ gây xao nhãng thôi.

2

Biết rõ các công cụ của bạn

  1. Bộ công cụ của bạn có những gì? Hãy kiểm kê lại những công cụ bạn sử dụng (cả vật lý như thước đo, bút chì, ê-ke và kỹ thuật số như Dropbox, Skype…) trong một ngày và xem ví dụ sau đây. So sánh từng công cụ với công việc bạn cần sử dụng chúng. Các công cụ đó có phù hợp với việc bạn làm không? Bạn chỉ cần một vài công cụ mà bạn thực sự quen thuộc và sử dụng thành thạo thay vì sử dụng một bô công cụ lớn với nhiều thứ bạn còn chẳng bao giờ đụng đến.
  2. Lần cuối cùng bạn làm quen với một phần mềm mới là khi nào? Bản thân tôi chỉ dùng một phần mềm trong suốt nhiều năm. Vấn đề là chúng ta đang mắc kẹt trong lối làm việc cũ, nhất là khi bạn không sử dụng các chương trình một cách thường xuyên. Đó là lý do vì sao tôi khởi xướng chuỗi chương trình Excel for Architects. Tôi nhận ra mình không biết dùng một tính năng tiên tiến nào của Excel nên tôi quyết định tìm hiểu chúng.
  3. Hãy sử dụng phím tắt. Hầu hết các chương trình đều có phím tắt cho các lệnh. Trong một vài trường hợp, thậm chí bạn có thể tạo một phím tắt cho riêng mình. Bằng việc giảm bớt những cú click chuột, bạn có thể tiết kiệm khá nhiều thời gian trong một ngày.
ROB/ARCH Workshop, Rotterdam
ROB/ARCH Workshop, Rotterdam

Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại

  1. Tạo bản mẫu. Bạn có thường xuyên gửi đi những email có nội dung tương tự nhau? Hãy lưu bản sao của email đó như một một bản mẫu. Bạn có sử dụng lại một tài liệu tương tự của dự án này cho dự án khác không? Hãy lưu một bản mẫu. Thực hiện tương tự với CAD và BIM. Tạo ra bản mẫu cho file BIM chứa tất cả kích thước mẫu giấy và chi tiết theo tiêu chuẩn của bạn. Bạn có thể tiết kiệm được thời gian và giảm sai sót bằng việc tiêu chuẩn hóa các tài liệu bạn tạo ra. Mọi thứ đều có thể tái sử dụng.
  2. Tùy chỉnh các công cụ để chúng hoạt động theo cách bạn làm việc. Phần lớn những phần mềm hiện đại rất linh hoạt. Bạn có thể tùy chỉnh phần mềm bằng cách sử dụng API (Application Programming Interface) của chương trình.
  3. Sử dụng macro (Một file dạng text chứa một dãy lệnh, có thể được dùng như một lệnh. Các lệnh macro có thể được tạo ra để sử dụng thường xuyên như những phép toán phức tạp. ARC Macro Language (AML) là ngôn ngữ được dùng để tạo ra các macro cho ARC/INFO) để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tại sao lại làm những công việc nhàm chán khi mà máy tính có thể giúp bạn làm toàn bộ? Vâng tất nhiên là chúng ta cần thiết lập một vài chương trình nhưng một sự đầu tư nhỏ trong việc phát triển các kỹ năng có thể giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian đấy. Bạn càng thường xuyên làm một công việc thì càng tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
Robert C. Lautman
Robert C. Lautman

Lời kết

Nhớ dành thời gian giải trí nữa nhé. Tất cả chúng ta chọn nghề này vì đam mê với việc thiết kế và xây dựng. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc duy trì cảm giác vui vẻ trong công việc là điều cần thiết để chúng ta phát huy được mọi tiềm năng của mình. Không phải nhiệm vụ nào cũng chứa đầy niềm vui, nhưng nếu chúng ta tiếp cận công việc của mình một cách sáng tạo với một tâm hồn rộng mở để làm việc khoa học hơn, công việc đó sẽ đem lại kết quả tốt hơn cũng như cảm giác hài lòng cho mỗi chúng ta.

Theo ArchDaily
Dịch bởi Handhome.net (do Hạnh Nguyễn thực hiện)

Đánh giá

0 thích
Upvote Downvote

Total votes: 0

Upvotes: 0

Upvotes percentage: 0.000000%

Downvotes: 0

Downvotes percentage: 0.000000%

Loading Facebook Comments ...

Bình luận 2

  1. Ad dịch lại Hiệu quả và Năng suất cho rõ nghĩa đi Ad ơi.
    Hiệu quả (effective) là làm đúng việc (do the right things). Tức là việc gì không cần thiết thì bỏ qua, việc ít quan trọng hơn thì làm sau.
    Năng suất (efficient) là làm việc đúng cách (do thing right). Tức là làm xong việc trong thời gian ngắn nhất, tốn ít tài nguyên nhất ra kết quả chất lượng cao nhất.
    Trong tổ chức, người làm vị trí thấp thì cần năng suất hơn (vd họa viên triển khai), người càng cao thì càng cần hiệu quả hơn (vd trưởng nhóm thiết kế)
    Cảm ơn Ad về bài chia sẻ rất bổ ích!

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

21 cách xử lý công việc thông minh hơn

đăng nhập

Thông qua tài khoản Mạng xã hội

Chưa có tài khoản?
đăng ký

Khởi tạo mật khẩu

Quay về
đăng nhập

đăng ký

Điền thông tin và bấm nút "Đăng ký"

Quay về
đăng nhập

Xin chào!

hoặc

Đăng nhập

Quên mật khẩu?

Chưa có tài khoản? Đăng ký

Đóng
của

    Đang xử lý file...